Dovolená, školení nebo nemoc – kdykoli je ordinace zavřená, pacienti to potřebují vědět včas a z jednoho jasného zdroje. Když se to nedozví, přijdou ke zamčeným dveřím, volají do prázdna, nebo se po návratu nahrnou všichni najednou. Projdeme, co do oznámení patří, kde všude ho zveřejnit a jaké texty můžete rovnou použít.
Kdy dovolenou oznámit
- Na webu 2–3 týdny předem. Pacienti s chronickou medikací si stihnou říct o recepty, ostatní si přeplánují kontroly.
- Na dveřích ordinace zhruba týden předem a pak po celou dobu dovolené – tam se dívá ten, kdo přijde osobně.
- V den odjezdu změňte vzkaz na záznamníku a automatickou odpověď e-mailu.
- V den návratu oznámení všude odstraňte.
Nečekanou nemoc oznamte, jakmile to jde – i kdyby to byla jen jedna věta na webu. Je to lepší než nic.
Co má oznámení obsahovat
- Termín se dny v týdnu. „Od pondělí 3. 8. do pátku 14. 8.“ je jednoznačné, „1.–2. týden v srpnu“ ne.
- Kdy ordinujete naposledy a kdy zase. Pacienti počítají právě od těchto dnů.
- Kdo vás zastupuje – jméno lékaře nebo název ordinace.
- Adresa a telefon zástupu a ideálně i patro nebo jak se tam dostat.
- Kdy zástup ordinuje. Zastupující lékař má obvykle své hodiny, ne vaše.
- Co zástup řeší – například jen akutní obtíže a recepty, ne preventivní prohlídky.
- Co si vyřídit předem – recepty, potvrzení, odběry.
Domluvte se se zástupem i na tom, co napíšete
Ověřte si jeho hodiny a telefon těsně před dovolenou a zeptejte se, jestli chce pacienty objednávat, nebo přijímat bez objednání. Pacient, kterého zástup pošle zpátky, si to zapamatuje.
Kde všude dovolenou oznámit
| Kde | Proč |
|---|---|
| Web ordinace, hned nahoře | sem se pacient podívá nejdřív – nesmí to hledat v aktualitách |
| Cedulka na dveřích | pro ty, kdo přijdou osobně, i pro starší pacienty bez internetu |
| Záznamník telefonu | kdo volá, má slyšet, kam se obrátit |
| Automatická odpověď e-mailu | pacient ví, že zprávu nikdo nečte, a kam se obrátit |
| Objednávkový systém | zablokujte termíny, ať se nikdo neobjedná na zavřeno |
| Profil firmy na Googlu | nastavte zvláštní otevírací dobu – Google jinak ukazuje „Otevřeno“ |
Vzory textů
Texty si upravte podle sebe. Údaje v hranatých závorkách nahraďte.
Dovolená se zástupem (web, cedulka)
Dovolená od [pondělí 3. 8.] do [pátku 14. 8.]
Naposledy ordinujeme ve [čtvrtek 30. 7.], znovu vás přijmeme v [pondělí 17. 8.]. Po dobu dovolené zastupuje [MUDr. Jana Dvořáková], [Náměstí 12, 1. patro], tel. [123 456 789], ordinuje [po–pá 7:00–11:00]. Zástup řeší akutní obtíže a předepisuje léky. Pokud užíváte léky dlouhodobě, požádejte o recepty ještě před dovolenou.
Nečekané uzavření (nemoc, havárie)
Dnes [úterý 6. 10.] je ordinace ze zdravotních důvodů zavřená
Omlouváme se. Předpokládáme, že budeme ordinovat od [čtvrtka 8. 10.] – sledujte prosím tento web. S akutními obtížemi se obraťte na [MUDr. Petra Malého, tel. 123 456 789]. Při ohrožení života volejte 155.
Jednodenní uzavření (školení, úřední den)
V pátek [16. 10.] neordinujeme – jsme na odborném školení
Od pondělí [19. 10.] ordinujeme jako obvykle. V akutních případech zastupuje [MUDr. Jana Dvořáková, tel. 123 456 789].
Záznamník telefonu
Text pro záznamník
„Dobrý den, dovolali jste se do ordinace [MUDr. Nováka]. Od [3.] do [14. srpna] máme dovolenou. Zastupuje [MUDr. Dvořáková] na telefonu [123 456 789]. Podrobnosti najdete na webu [ordinace-novak.cz]. Od [17. srpna] vás rádi přijmeme. Při ohrožení života volejte 155.“
Automatická odpověď e-mailu
Předmět: Ordinace je do [14. 8.] zavřená
Dobrý den, děkujeme za zprávu. Od [3.] do [14. 8.] máme dovolenou a e-maily nečteme. Zastupuje [MUDr. Jana Dvořáková], [Náměstí 12], tel. [123 456 789]. Na vaši zprávu odpovíme po návratu. Při ohrožení života volejte 155.
Časté chyby
- Oznámení jen v aktualitách. Pacient, který chce vědět, jestli dnes ordinujete, je nehledá.
- Chybí telefon nebo hodiny zástupu. Jméno lékaře samo nestačí.
- Datum bez dne v týdnu nebo jen „příští týden“ – za týden to neplatí.
- Oznámení zůstane viset. Zpráva o letní dovolené na webu v listopadu zpochybní i ostatní údaje.
- Ordinační hodiny na webu bez výjimky. Oznámení říká „zavřeno“, ale tabulka hodin vedle něj „dnes 7:00–12:00“.